Genom att regelbundet följa upp deltagarsituationen i hobbygrupperna kan man bidra till att så många barn och unga som möjligt får delta i en hobby som de tycker om. När man reagerar på frånvaro i tid och erbjuder lediga platser till dem som står i kö, kan platserna i grupperna utnyttjas effektivt även under en pågående hobbytermin. Erfarenheterna från Tavastehus, Keminmaa, Sastamala och Ilomants kommuner ger konkreta exempel på hur man kan följa upp deltagarsituationen i hobbygrupperna.
Regeln om tre frånvarotillfällen skapar tydliga rutiner
I Tavastehus informeras deltagarna om reglerna för frånvaro i samband med anmälan till hobbyverksamheten. Om en deltagare är frånvarande tre gånger i rad utan att meddela ledaren eller koordinatorn, kan platsen erbjudas till nästa person i kön. På så sätt är spelreglerna tydliga redan innan hobbyverksamheten börjar. Samtidigt uppmuntras familjerna att i god tid meddela om frånvaro eller om barnet eller den unga tänker sluta med sin hobby.
– Tack vare den här rutinen får de som står i kö börja i hobbygrupperna snabbare än tidigare. På så sätt får vi också en mer korrekt bild av hur många som faktiskt deltar i hobbyerna, berättar Niina Heikkilä, sakkunnig inom undervisningstjänster vid Tavastehus stad.
Även i Keminmaa och Sastamala följer man särskilt upp frånvaron i grupper som har barn eller unga på reservlistan. Om en deltagare är frånvarande tre gånger utan att ledaren känner till orsaken, kontaktas vårdnadshavaren för att ta reda på om deltagaren tänker fortsätta med hobbyn. Syftet är inte att automatiskt stryka barnet eller den unga från gruppen, utan att reda ut situationen tillsammans med familjen. Frånvaron kan till exempel bero på sjukdom eller tillfälliga svårigheter att få tidtabellerna att gå ihop.
Lediga platser erbjuds snabbt till nästa person i kön
När en plats i hobbygruppen blir ledig erbjuds den till nästa person i kön. I Tavastehus erbjuds nästa person i kön automatiskt en plats. Därefter får vårdnadshavaren ett meddelande med en fråga om barnet eller den unga vill ta emot platsen.
I Sastamala gör man på liknande sätt: när en plats blir ledig kontaktas vårdnadshavaren till det barn eller den unga som står näst i tur. Även i Keminmaa kontrollerar man separat med vårdnadshavarna om de vill ta emot den erbjudna platsen. Personlig kontakt minskar risken för missförstånd och bidrar till att säkerställa att den erbjudna platsen verkligen tas i bruk.
Det lönar sig att aktivt informera om lediga platser
Om en grupp behöver fler deltagare räcker det inte alltid med att hobbyverksamheten finns med i anmälningssystemet. I Keminmaa och Tavastehus informerar man elever och vårdnadshavare direkt via Wilma om lediga platser. Information om hobbyverksamheten sätts också upp på skolornas anslagstavlor.
Riktad kommunikation når familjerna via en kanal där de redan är vana att ta del av information som gäller skolan. Affischer i skolorna påminner i sin tur barn och unga om möjligheterna att delta i hobbyverksamhet även under en pågående hobbytermin.
Digital tjänst ger en aktuell lägesbild
I Ilomants används tjänsten HOP IN för första gången under den här hobbyterminen. Med hjälp av tjänsten kan ledare och huvudanvändare följa deltagarsituationen i realtid och vid behov informera om lediga platser.
I bekräftelsemeddelandet som skickas efter anmälan uppmanas vårdnadshavarna att meddela på förhand om deltagaren inte kan komma till nästa hobbyträff eller måste sluta helt med hobbyn. På så sätt får de ansvariga för verksamheten information om förändringar så snabbt som möjligt. Vid behov kontaktar ledarna deltagaren eller vårdnadshavaren efter tre frånvarotillfällen i rad för att ta reda på om eleven tänker fortsätta i gruppen eller sluta med hobbyverksamheten.
I Ilomants har tjänsten fått positiv respons från familjerna. Det har kommit nya deltagare till hobbygrupperna även efter höstlovet. Det visar att familjerna aktivt följer utbudet av hobbyer också under en pågående verksamhetsperiod.
– HOP IN-tjänsten har gjort det lättare att anmäla sig till hobbyverksamhet, hålla reda på lediga platser och sköta kommunikationen mellan hemmen och ledarna i Ilomants. Ledarna hittar den information de behöver i tjänsten och kan kommunicera med vårdnadshavarna utan separata WhatsApp-grupper. Familjerna har uppskattat att det går att anmäla sig när som helst och att det är lätt att hitta hobbyer. Jag tycker att tjänsten har lockat fler deltagare och även ökat intresset för hobbyverksamheten bland högstadieelever, berättar Eini Ikonen, motions- och integrationshandledare vid Ilomants kommun.
Tydliga gemensamma spelregler stöder alla parter
Gemensamt överenskomna rutiner underlättar hobbykoordinatorernas och ledarnas arbete och gör verksamheten mer förutsägbar för familjerna. Samtidigt bidrar rutinerna till att platserna i hobbygrupperna inte står tomma i onödan och att så många barn och unga som möjligt får möjlighet att delta i en hobby som de tycker om.
Kommunernas hobbykoordinatorer ger följande tips för att hålla deltagarantalet uppe:
- Följ regelbundet upp deltagarsituationen och frånvaron
- Informera om rutinerna för frånvaro redan i samband med anmälan
- Kontakta vid behov vårdnadshavaren innan platsen erbjuds till någon annan
- Erbjud snabbt en ledig plats till nästa person i kön och kontrollera att personen vill ta emot platsen
- Informera aktivt om lediga platser, till exempel via Wilma och i skolorna
- Använd digitala tjänster för att hålla uppgifterna om deltagarsituationen aktuella
Mer information
Tavastehus stads webbplats för Finlandsmodellen för hobbyverksamhet
Ilomants kommuns webbplats för Finlandsmodellen för hobbyverksamhet
Keminmaa kommuns webbplats för Finlandsmodellen för hobbyverksamhet
Sastamala stads webbplats för Finlandsmodellen för hobbyverksamhet